Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Geschäftskontakten

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Aus geschäftlichem Anlass werden bei verschiedenen Gelegenheiten Kontaktinformationen von Beschäftigten und Geschäftsführern anderer Unternehmen sowie von Amts- oder Mandatsträgern oder Beschäftigten öffentlicher Institutionen erhoben und gespeichert. 

Diese in der Regel persönlich übergebenen Informationen, z.B. auf Visitenkarten oder Teil-nehmerlisten von Veranstaltungen, werden, ebenso wie Kontaktinformationen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, in einem CRM-System als geschäftlicher Kontakt gespeichert.

  • Titel
  • Vor- und Nachname
  • Firma
  • Funktion
  • Firmenadresse
  • E-Mail-Adresse
  • Internetadresse Unternehmen
  • Telefonnummer
  • ggf. Mobiltelefonnummer
  • ggf. Faxnummer

Zusätzlich werden der Zeitpunkt und der Anlass der Übergabe der Kontaktinformation und gegebenenfalls weitere Informationen, die durch geschäftsbezogene Kommunikation entstehen, gespeichert. z. B.

  • Branche
  • Termindaten
  • Kontakthistorie
  • Kundennummer, Kundenart

Die Daten werden ausschließlich im Rahmen unserer geschäftlichen Verbindung verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte, außer Sie selbst erteilen uns hierzu Ihre Einwilligung.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Erhebung und Speicherung von geschäftlichen Kontaktdaten übergeben werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Basiert die Kontaktaufnahme auf vorvertraglichen Maßnahmen oder zielt auf den Abschluss eines Vertrages mit der betroffenen Person ab, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Zweck der Datenverarbeitung

Verwaltung und Bereitstellung der Kontaktmöglichkeit zu Personen, Unternehmen, Beschäftigten von Unternehmen oder öffentlichen Stellen. Die Verarbeitung der geschäftlichen Kontaktdaten kann hierbei einem oder mehreren der nachfolgenden Zwecke dienen:

  • Kontaktpflege
  • Informationsaustausch / Übersendung von Informationsmaterial
  • Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
  • Potenzielle zukünftige Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
  • Angebotserstellung und Vertragsabwicklung
  • Rechnungslegung
  • Projektabwicklung

In diesen Zwecken liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Dauer der Speicherung

Nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung der personenbezogenen Daten in der Kontaktverwaltung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht. Die Überprüfung wird in Abhängigkeit vom jeweiligen Zweck durchgeführt.

Eine Löschung nach vier Jahren bzw. die Möglichkeit zum Widerspruch unterbleiben, wenn der Löschung gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten zu widersprechen.

Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten erteilt haben, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen.

In beiden Fällen werden alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktverwaltung gespeichert wurden, gelöscht, sofern dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. In letzterem Fall erfolgt eine Sperrung der Daten.