Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von Interessenten- und Kundendaten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten von Interessenten und Kunden.

Bei einer Angebotsanfrage werden personenbezogene Daten an uns übermittelt und in unser CRM-System übernommen.

Sofern ein Auftrag erteilt und ein Vertrag geschlossen wird, werden die Daten als Bestandsdaten in ein Kundenkonto in unser Warenwirtschaftssystem übernommen, gespeichert und zur Verwaltung der Kundenbeziehung verwendet.

Folgende Daten werden im Rahmen der Angebotserstellung/Vertragsabwicklung verarbeitet:

Angebotserstellung:

  • Vor- und Nachname,
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land),
  • Unternehmen
  • Funktion im Unternehmen
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Daten zur Planung des Produkts/der Dienstleistung

Vertragsabwicklung:

  • Abweichende Lieferadresse und Adresszusatz
  • Kundennummer
  • Rechnungsnummer
  • Bankverbindung, IBAN
  • Daten zu Lieferung und Installation und Service von Produkt bzw. Dienstleistung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung 

Geschäftskunden: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Angebotsanfrage bzw. zur Erfüllung eines Vertrags verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Privatkunden/Einzelunternehmen: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Angebotsanfrage verarbeitet werden, ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist. Der Vertrag besteht i.d.R. aus einem Kaufvertrag. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sofern ihre Daten für die Zusendung von Informationen oder Werbung genutzt werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei postalischer Zusendung, bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bei der Zusendung per E-Mail.

Ausgangspunkt für die zu treffende Abwägungsentscheidung ist Erwägungsgrund 47 DS-GVO, der u. a. ausführt: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.“ 

Die Durchführung der Sanktionslistenprüfung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit c.

Rechtsgrundlage für eine längerfristige Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Vorgabe).

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung besteht in der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Angebotserstellung) bzw. zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Kunden. Zum Prozess der Abwicklung eines Kaufvertrags gehört auch die Herstellung, Terminabstimmung, Lieferung, Installation und Service des Produkts sowie ggf. die Bearbeitung von Reklamationen.

Weiterer Zweck der Verarbeitung von geschäftlichen Kontaktdaten ist die Sanktionslistenprüfung zur Export- bzw. EU-Embargokontrolle, die aufgrund der Vorgaben des europäischen Außenwirtschaftsrechts durchgeführt werden muss.

Dauer der Speicherung

Daten werden gelöscht, wenn sie für die Erfüllung der vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Wegfall der ursprünglichen Zwecke kann eine Erforderlichkeit bestehen personenbezogene Daten weiter zu speichern, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z.B. Garantie- und Gewährleistungsfristen, Aufbewahrungsfristen).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten zu widersprechen.

Eine vorzeitige Löschung der Daten im Kundenkonto (Warenwirtschaftssystem) ist nur möglich, soweit dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. In letzterem Fall erfolgt eine Sperrung der Daten.